وقتی افراط در مدیریت زمان کار دستتان می‎دهد!

به گزارش یومیر، روزنامه «جوان» در ادامه نوشت: نویسنده این یادداشت که از دیرباز از مدافعان مدیریت موثر زمان بوده، معتقد است جایگزینی زمان ذهنی به جای زمان عینی شاید راه حل این مشکل باشد. او روش این تعویض را با سه امتیاز توضیح می دهد.

تلاش برای مدیریت زمان مادام العمر

در سال 2019 به بن بست رسیدم. از منظر ناظر بیرونی، زندگی حرفه ای من موفق بود و خانواده ام خوشحال بودند و به نظر می رسید زندگی رویایی داشته باشم، اما دیگران من را در حال مبارزه با بی خوابی مزمن، سوء تغذیه، گرفتگی گردن و عدم تعادل هورمونی بسیار ناخوشایند ندیدند. بعداً مشخص شد که مدیریت زمان مقصر است.

من در تمام عمرم مبلغ مدیریت زمان بودم و هر جا که می توانستم به دنبال بهره وری و ترفندهای زمان بودم. در زندگی شخصی، کارهای روزانه ام را طوری برنامه ریزی می کردم که وقتی می خواستم رانندگی کنم، فقط باید به راست بپیچم و در چهارراه ها گیر نکنم. خانه ای خریدم که فاصله کمی بین قسمت های مختلف آشپزخانه داشت تا بتوانم به طور موثر آشپزی کنم و نظافت کنم، حتی صبحانه و ناهار یکسانی را هر روز هفته بخورم (بیشتر اوقات پشت میز آشپزخانه وس می زنم) تا زمان صرف شده را به حداقل برسانم. در وعده های غذایی..

در کارم، به دلیل علاقه ام به درک نحوه کارکرد زمان، پروژه تحقیقاتی خود را به این موضوع اختصاص دادم. من تا جایی که می توانستم درباره نحوه نگاه و زمان گذراندن مردم مطالعه کردم. تحقیقات در مورد مزایای مدیریت زمان فعالیت هایی مانند شروع روز را با مهمترین کارها پیشنهاد می کند. برای تکالیف مختلف وقت گذاشتم، صبح برای نوشتن برنامه ریزی کردم و بعد از ظهر به جلسات رفتم. برای تمرکز، از دمنده پومودورو استفاده کردم و 25 دقیقه کار و پنج دقیقه استراحت را به طور متناوب انجام دادم. بیشتر اوقات از یک حسابدار زمان استفاده می‌کردم تا ببینم زمانم را چگونه سپری کرده‌ام و آن را با نحوه صرف کردن آن مقایسه کنم. هر دقیقه از هفته، تقویم من برای چند دقیقه برنامه ریزی می شد و زمان تلف شده صفر بود.

به عنوان یک کارگر سخت، سخت کار کردم تا بازدهی بیشتری داشته باشم زیرا می‌خواستم از نظر حرفه‌ای موفق باشم، اما می‌خواستم امرار معاش کنم. تحقیقات به وضوح اهمیت استراحت و روابط اجتماعی را برای سلامتی نشان می دهد. برای گنجاندن این موارد در برنامه‌ام، یک هفته دیوانه‌وار کار کردم تا از ورزش در شب‌ها و آخر هفته‌ها اجتناب کنم، بنابراین هر سال خودم را مجبور می‌کردم آن را ترک کنم تا از خطر مضاعف حمله قلبی جلوگیری کنم. متأسفانه هیچ وقت بعدازظهرها، آخر هفته ها و سفرها ذهنم بیرون نمی رفت و ساعت کارم حسابی حساب شده بود، اما چون هر دقیقه از وقتم را در محل کار و بیرون از خانه تا حد امکان مدیریت می کردم، توانستم کارآمد باشم.

مدیریت زمان کار به من داد

اما یک راز شوم در عمق داستان وجود داشت. سلامتی ام بدتر می شد. چند پزشک از من خواستند که آرام باشم و گفتند که فهرست بیماری های من همه نشان دهنده استرس روحی و تنش در بدن من است. من مقاومت کردم: «اما خیلی ها سخت تر از من کار می کنند. “من واقعا کارآمد هستم!” اما در ژانویه 2019، ناگهان چیزی خراب شد. نتوانستم بنویسم. نمی توانستم فکر کنم. با تعجب به کامپیوترم خیره شدم، از ترس اینکه مبادا نتوانم کارم را انجام دهم. شغلی که دوست داشتم و سال ها برای آن کار کرده بودم، بسیار سخت به نظر می رسید. بدتر از آن، کار بی ارزشی به نظر می رسید، مانند یک سری کارهای برنامه ریزی شده که یکی پس از دیگری برای همیشه ادامه می یابد. یک مقاله را زودتر ویرایش کنید، به جلسه کمیسیون بروید، برای درس آماده شوید، آموزش دهید، به ایمیل ها پاسخ دهید، تکرار کنید. انگار در روند جستجوی کارایی و اثربخشی خودم را گم کرده بودم، اما وقتی به صفحه لپ تاپ خیره شدم اتفاق عجیبی افتاد. وقتی می خواستم مقاله ای بنویسم، ناگهان معنای خاصی پیدا کردم و به آن معنی رسیدم. مقاله ای که من با پروفسور کارن یانسن تالیف کردم مروری بر تحقیقات سازمانی در مورد زمان ذهنی بود. تجربه فردی یا اجتماعی از گذشته، حال و آینده. در مقایسه با زمان عینی، که زمان خارج از فرد را با استفاده از ساعت و تقویم اندازه گیری می کند، زمان ذهنی شامل یک تجربه درونی و شخصی از زمان است. این نوع زمان ذهنی بازتابی از چگونگی درک افراد از زمان، تفسیر آن و سفر در زمان در ذهن خود با استفاده از خاطرات و پیش بینی ها برای یافتن معنایی برای زمان حال است. “این مطالعه به من آموخت که وسواس عینی در مدیریت زمان سه درس مهم را پنهان می کند که می توان از مفهوم زمان ذهنی آموخت.”

هر زمان عینی یک تعبیر ذهنی دارد

اولاً ماهیت عینی زمان کاملاً با زمان ذهنی در هم آمیخته است، اما ما این واقعیت را تشخیص نمی دهیم. اکثر مردم فکر می کنند که جلسات باید برنامه ریزی شود، مثلاً در ساعت 9 یا 9.30، یا اینکه روز کاری از ساعت 8 تا 17 طول می کشد. اگر به یک جلسه 20 دقیقه ای نیاز دارید، چرا یک تقویم 30 دقیقه ای ضبط کنید؟ یا اگر شخصی برای رفع خستگی بعد از ظهر به استراحت طولانی تری نیاز دارد، اگر برای زنگ ناهار معمولی برنامه ریزی نشده باشد، چه معنایی دارد؟ سوالاتی از این دست دیدگاه بسیار محدود من را در مورد مدیریت زمان به چالش می کشد و مرا متقاعد می کند که از برنامه های زمانی یا “قوانین زمانی” خود صرف نظر کنم. نگرش یکسان در مورد اینکه چه زمانی کارها باید انجام شوند و هر کار چقدر طول می کشد.

مهلت ها نمونه دیگری از تفسیر ذهنی از زمان عینی است. بسیاری از تاریخ هایی که ما آنها را “واقعی” می دانیم، غیر واقعی هستند. درعوض، قرارها داستان‌هایی هستند که جامعه برای برنامه‌ریزی کار و هماهنگی با دیگران ایجاد می‌کنند. من متوجه شدم که تکمیل یک کار در یک تاریخ خاص یا پاسخ به یک درخواست در یک بازه زمانی خاص اغلب به دلیل مهلت های قراردادی است.

فرض اصلی این است که زمان آنقدر که ما فکر می کنیم عینی نیست. زمان در درجه اول یک تفسیر ذهنی است و این باعث نقص در مدیریت زمان می شود مگر اینکه از ساخت های ذهنی زمانی که زندگی می کنیم و می آفرینیم آگاه باشیم.

رویدادهای ذهنی به اندازه ساعات عینی مهم هستند

درس مهم دیگری که می توانیم از تحقیق ذهنی زمان بیاموزیم این است که چگونه رویداد را به جای ساعت یا تقویم بر اساس زمان قرار دهیم. کارها یا کارگاه‌ها معمولاً در زمان‌های خاصی برنامه‌ریزی می‌شوند، مانند استراحت‌های ناهار برای ناهار، اما روش جالب‌تر کار ممکن است این باشد که به جای زمان، ریتم خود را بر اساس رویدادها قرار دهیم (زمان به عنوان مثال: شروع کار در ساعت 8 صبح و توقف است. ظهر برای ناهار). کار بر اساس رویداد، کار بین کار و برنامه را در اولویت قرار می دهد (به عنوان مثال، شروع کار زمانی که فرد آماده است و توقف در زمانی که نیاز به استراحت دارد). در نظر گرفتن وظایف کاری به عنوان رویدادهای طبیعی، نه تنها کارایی را بر کارایی ترجیح می دهد، بلکه باعث افزایش درک کنترل زمان و افزایش رضایت شغلی می شود.

دور شدن از یک برنامه ثابت به این معنی بود که دیگر انتظار نداشتم ساعات مشخصی را صرف کار کنم. در نهایت، قبل از رفتن به کار بعدی، احساس رضایت‌بخشی از انجام کارها را تجربه کردم، که به من اجازه داد بدون توجه به زمان، کاملاً مجذوب کار شوم. این تجربه بیشتر به عنوان “غرق شدن” شناخته می شود. غرق شدن نه تنها سازنده تر است، بلکه رضایت بخش تر است، زیرا شما تمام لحظه و مزایای توجه آگاهانه را تجربه می کنید.

معنای ذهنی فراتر از برنامه ریزی عینی است

در نهایت، تحقیقات نشان می دهد که وقتی مردم زمان ذهنی را در ذهن خود درک، تفسیر و سفر می کنند، اساساً به دنبال معنا هستند. بر خلاف زمان عینی، معنای زمان ذهنی از ساعت ها و روزهای صرف شده برای فعالیت های هدفمند و مهم ناشی می شود. صرف زمان برای فعالیتی که به هویت پایدار یک فرد مرتبط می شود – مانند نوشتن مقاله ای در مورد تجربیات گذشته به نفع خوانندگان آینده – بیشتر از صرف زمان برای یک کار کمتر هدفمند – مانند نوشتن گزارش هزینه ها – مفید است. نیازی به گفتن نیست که هر دو فعالیت باید انجام شوند، اما دومی نیروی کار فردی را کاهش می دهد، در حالی که فعالیت معنادارتر خود به دلیل تجربه الهام بخش کار معنادار انرژی تولید می کند. در نتیجه، زمانی که انرژی یا دقایق کمتری بین جلسات داشته باشم، می توانم فعالیت هایی را برنامه ریزی کنم که کمتر معنا داشته باشند و مهم ترین و معنی دارترین وظایف را در اولویت قرار دهم.

سفر به مدیریت ذهنی زمان

نتیجه اصلی من از تحقیقات ذهنی زمان این بود که مدیریت زمان دیگر دوست من نیست، گاهی اوقات دشمن من است. به جای تمرکز بیش از حد روی کارایی در زمان عینی، باید دید ذهنی تری از تجربه کلی زمان پیدا می کردم. بدون از دست دادن مزایای مدیریت زمان، خودم را به چالش کشیدم تا به زمان عینی از دریچه یک طرز فکر نگاه کنم. در نهایت، من آن را به‌عنوان مجموعه‌ای از رویدادهای ارزشمند دیدم، نه یک برنامه زمان‌بندی ثابت. به علاوه در هر شغلی از خودم می پرسیدم که این وظیفه در اهداف و ارزش های من کجاست؟ بنابراین، به جای کارآمدی به دنبال معنا بودم. این تغییرات ذهنی به من کمک کرد تا جستجوی یک تقویم کاملاً کاربردی را کنار بگذارم و کارهای رضایت‌بخش‌تری را دنبال کنم، حتی اگر هیچ چیز بلافاصله در برنامه کاری من تغییر نکرد. به عنوان یک استاد دانشگاه، کنترل نسبتاً خوبی بر برنامه خود داشتم. در زندگی شخصی‌ام همچنان باید مراقب خانواده‌ام بودم و به پزشکان فرصت می‌دادم تا به درمان مشکلات مزمن سلامتی‌ام ادامه دهند، اما برداشت و تفسیر من از این اتفاقات تغییر کرد. کم کم زمان برنامه ریزی نشده و فعالیت های نامرتب را فرصتی برای خلاقیت در کارم دیدم. در عرض چند ماه دوباره از کار و زندگیم لذت بردم و سلامتی ام بهتر شد.

به راحتی می توان فهمید که چرا جامعه ما مملو از پیام هایی با این مضمون است که زمان یک منبع محدود است. این موردی است که به جای هدر رفتن باید مدیریت شود. البته، اگر به نظم و انضباط بیشتری نیاز دارید، به تعدادی ترفند مدیریت زمان موثرتر نیاز دارید، اما برای برخی افراد، مدیریت زمان مانعی برای کارایی و اثربخشی واقعی است. شاید مدیریت زمان بر سلامتی من تأثیر منفی گذاشته باشد، اما تجربه ذهنی زمان روند بهبودی را آغاز کرده است.

نقل و تلخیص از: وب سایت مترجم / نوشته: ابی جی شیپ / ترجمه: علی امیری / مرجع: Harvard Business Review

انتهای پیام/