نرم افزارهای زیادی برای مدیریت سازمان وجود دارد. برای وظایف کارکنان نیز یک نرم افزار جامع و کاربردی به اسم نرم افزار رکاما وجود دارد که با استفاده از ان می توانید وظایف کارکنان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. در این مقاله قصد داریم مبه معرفی نرم افزار مدیریت وظایف و قابلیت های آن بپردازیم. همچنین در پایان این مقاله بهترین نرم افزار تولید شده در این زمینه را به شما معرفی خواهیم کرد.
در زندگی امروزی همه افراد در هر سنی وظایفی بر عهده دارند. اینکه این وظایف با هدف کاری باشد یا اهداف شخصی اهمیتی ندارد، نکته مهم این است که در هر کار مدیریت صحیح صورت بگیرد. مدیریت مناسب وظایف و فعالیت ها بر توسعه و پیشرفت یک تیم موثر خواهد بود و میزان همکاری در گروه را ارتقا خواهد داد. برای مدیریت صحیح وظایف و کسب کردن نتایج مطلوب می توان از نرم افزار های مدیریت وظایف استفاده کرد.این نرم افزار ها ویژگی های مطلوبی جهت موفقیت شما خواهد داشت. در ادامه به بررسی کامل این نرم افزار و مدیریت وظایف خواهیم پرداخت.
برخی از امکانات نرم افزار های مدیریت وظایف
امکان معرفی و اختصاصی شدن فعالیت ها: نرم افزار مدیریت وظایف، فعالیت ها را معرفی کرده و وظایف افراد تیم را به صورت اختصاصی محول می کند . این نرم افزار وظایف را به صورت خودکار به افراد اطلاع رسانی کرده و این امر از فراموشی امور جلوگیری خواهد کرد. برنامه ریزی های انجام شده در این نرم افزار سبب شفاف سازی در محول کردن امور شده و پاسخگویی افراد در برابر وظایف خود ضروری می شود.
مدیریت زمان و چارت بندی
با وارد کردن می توان فعالیت ها ملزم برای انجام یک فرآیند،زمان شروع و سر رسیدن هر یک برای تکمیل شدن و علاوه بر آن مدت زمان لازم برای ادغام فعالیت ها را به شما نشان خواهد داد. با استفاده از این نرم افزار با یک نگاه و به صورت گذری ، زمان بندی فعالیت ها را مشاهده کنید و جهت تغییر به آسانی این عمل ممکن خواهد بود.
افزودن فایل به نرم افزا مدیریت وظایف و کارها
نرم افزار مدیریت کارو وظایف این توانایی را دارد که شما با افزودن مستندات ضبط شده در امور و وارد کردن به نرم افزار ، در هر زمان که نیاز داشتید قابل پخش و از آن استفاده کنید.
تعامل آسان و سریع با افراد گروه: شما می توانید به استفاده از وسیله هایی مانند ایمیل و برنامه های دیگر با افراد تیم در ارتباط باشید البته باید این را در نظر داشته که استفاده از سایر برنامه ها موجب حواس پرتی و اختلال در کار خواهد شد پس برای رفع آن می توانید ار نرم افزار جهت چت کردن و ارتباط با افراد استفاده کنید.
شناسایی میزان توسعه پروژه ها و امور
به کمک این نرم افزار مدیریت وظایف می‌توانید میزان پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌ها را به صورت درصدی شناسایی کنید و با در نظر گرفتن شرایط موجود برای آینده برنامه بهتری داشته باشیم بررسی نرم افزار و تایم کاری اعضا در صفحه اصلی نرم افزار از جمله کارشناسان و سایر کارکنان می‌توانند برنامه کاری خود خود را در هر روز وارد کرده و مدیر می تواند این برنامه را مورد بررسی قرار دهد در گزارش کار افراد به صورت روزانه گزارش نویسی خود را وارد کرده و مدیران را پس از بررسی تایید یا رد خواهد کرد
گزارش نویسی و نمودار کشی در نرم افزار مدیریت وظایف و کارها
با استفاده از گزارش نویسی و مدیریت و نمودارهای متنوع نرم‌افزار مدیریت وظایف می‌توانید در بازه زمانی مورد نظر خود متوجه میزان فعالیت هایی را انجام داده اید ،شده و بدانید این فعالیت ها مربوط به کدام پروژه بوده است، چه کسی آن را انجام داده میزان زمان صرف شده برای اجرای این پروژه چه میزان بوده و استفاده از اطلاعات دیگری که شما را در برنامه ریزی بهتر و ارتقاء پیشرفت سازمان کمک خواهد کرد.
باید این را در نظر داشته باشید که تنها با استفاده از یک نرم افزار مدیریت وظایف نمی‌توانید به تمام امور رسیدگی کنید و به طور کلی خودتان نیاز به کسب مهارت ها و راهکارهای لازم جهت مدیریت وظایف دارید. اکنون به بررسی چند نکته مهم در مورد تقویت مدیریت وظایف و کارها خواهیم پرداخت که باعث ایجاد نظم در سازمان خواهد شد.
راهکارهای پیشنهادی جهت مدیریت وظایف
مدیریت امور و وظایف برای بهتر شدن موفقیت در کسب و کار ضروری میباشد. مدیریت وظایف صرفاً جهت سازماندهی وظایف شما در زمان معین نیست بلکه فرایند مدیریت یک وظیفه در زندگی روزمره می باشد این فعالیت شامل برنامه ریزی، ردیابی ،آزمایش و ارائه گزارش می باشد. مدیریت وظایف و کارها می تواند به یک فرد در رسیدن به اهدافش یا به گروهی از افراد برای همکاری و همفکری جهت دستیابی به اهداف جمعی کمک کند.
مدیریت وظایف با نرم افزار
مدیریت وظایف تاثیر گذار لازم به مدیریت در تمامی قسمت های یک وظیفه از جمله اولویت دادن ،زمان ،اختصاص منابع انسانی و کارمندان، وضعیت، وابستگی ها و غیره می باشد.
اولین راهکار: شما باید وظایف خود را بدانید و آن را لیست کنید .سعی کنید تمام کارهای روزمره خود را نوشته و آنها را بر اساس زمان انجام گیری اولویت بندی کنید. با انجام این کار این اطمینان را به دست خواهید آورد که هیچ کدام از امور یادداشت شده فراموش نخواهند شد و در هر زمان با مراجعه به این لیست می توانید اولویت کارهای خود را متوجه شده و برنامه‌ریزی دقیق تری داشته باشید. با استفاده از تسک بورد نرم افزار مدیریت وظایف می توانید با یک نگاه کلی وضعیت فرایند های محول شده را به آسانی ارزیابی کرده و برای انجام شدن کارهای لازم را پیش ببرید .
یرای کارهای تان و انجام آن تاریخ مشخص کنید. در این راهکار با تعیین نمودن یک بازه زمانی مشخص برای انجام کارهای خود تمرکز لازم را به دست خواهید آورد و این کار برایتان بسیار مفید خواهد بود تعیین تاریخ انجام کارها باعث می شود در همان زمان محاسبه شده به وظیفه تان عمل کنید و در تعیین اولویت های وظایف پیشرو به مشکل بر نخورده و به بهره وری و تکمیل اهدافتان خواهید رسید. نرم افزار مدیریت وظایف قابلیت این را خواهد داشت که برای فعالیت ها تاریخ شروع و پایان تعیین کند.
راهکارهای مدیریت وظایف
برای مدیریت وظایف و کارها به صورت روزانه برنامه‌ریزی داشته باشید. ۳۰ دقیقه از زمان شبانه روز به برنامه ریزی اختصاص دهید. مواردی که اولویت بیشتری دارند و سخت تر هستند در برنامه روز خود قرار دهید و سایر کارها را بعد از آن قرار دهید .برنامه ریزی روزانه باعث می‌شود برای هر روز خود هدف داشته باشید.
برای مدیریت وظایف یک لیست که شامل کارهای انجام شده باشد تهیه کنید. برای مدیریت وظایف و کارها در اولین گام به انگیزه نیاز دارید بنابراین با نوشتن و تکمیل کارهای انجام شده و لیست کردن آنها این انگیزه را پیدا خواهید کرد چراکه دیدن کارهای تمام شده ،سبب ایجاد انرژی مثبت خواهد شد.
معرفی بهترین نرم افزار مدیریت وظایف
برای مدیریت وظایف خود و یا کارمندان خود می توانید از نرم افزار CRM رکاما استفاده کنید. این نرم افزار با داشتن قابلیت های مختلفی شما را در جهت مدیریت وظایف یاری می کند. استفاده از این نرم افزار بسیار آسان و در عین حال بسیار کاربردی می باشد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص CRM رکاما می توانید به وب سایت رکاما مراجعه نمایید. همچنین برای دریافت مشاوره جهت دریافت نرم افزار مدیریت وظایف می توانید با کارشناسان رکاما تماس گرفته تا شما را با تمامی قابلیت های این نرم افزار آشنا کنند.