نرم افزار های حضور و غیاب و تاثیر انها بر بهبود راندمان سازمان

سیستم ها و نرم افزار حضور و غیاب هوشمند چگونه به وجود آمدند؟

نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی چگونه به وجود آمد؟ در گذشته کسب و کارهای زیادی وجود نداشت که مشغله آن ها رعایت زمان رفت و آمد کارمندان یا کارگران باشد. در واقع در گذشته تعداد مشاغل اندکی وجود داشت که در آن افراد متخصص کارخانجات یا کارگاه هایی را راه اندازی می کردند و افراد در همان جا سرکار بودند. اما رفته رفته نیاز به مشاغل جدید و به کار گرفتن افراد متخصص، کنترل کردن زمان رفت و آمد پرسنل فعال در یک مجموعه کار آسانی نبود. به همین دلیل مشاغل مختلف بزرگ تصمیم گرفتند برای جلوگیری از اهمال کاری نیروهای کار جلوگیری کرده و حتی در صورت لزوم ساعت کاری آن ها را افزایش دهند. به همین دلیل در قرن 19 اولین روش ثبت ساعات کاری به صورت دستی آغاز شد. اما این روش هم کارآمد نبود و ممکن بود برخی از کارکنان سهوا یا عمدا باعث به وجود آمدن خطا شوند.

به همین دلیل ایده طراحی یک ساعت به ذهن یک جواهر فروش به نام باندی رسید و طی یک سیر زمانی مشخص ابتدا ساعت باندی، سپس ساعت دی، ساعت روچستر را طراحی و ارائه کرد. انقلاب اصلی در صنعت حضور و غیاب در سال 1911 میلادی توسط شرکت IBM ایجاد شد. به صورتی که در دهه 1920 میلادی بسیاری از کارخانجات روش ثبت ساعت به صورت دستی را هم کنار گذاشتند. چرا که دستگاه های حضور وغیاب توسط شرکت آی بی ام طراحی و توسعه داده شده بود. عملکرد توسعه یافته این دستگاه های حضور و غیاب به صورتی بود که در سال 1938 امکان چاپ ساعات کاری روی کاغذها برای کارمندان مختلف امکان پذیر بود.

اما این روش نیز دارای هزینه های مختلف مانند خرید و چاپ ساعات کاری روی کاغذ و صرف زمان نسبتا زیادی از کارمندان در زمان شروع کار و به پایان رساندن ساعت کاری بود. پس از آن نیز انواع دستگاه های حضور و غیاب طراحی و ارائه شدند که هنوز هم در برخی از سازمان ها از آن ها استفاده می شود. تا این که در طی دهه اخیر تحول منحصر به فرد و ویژه ای در طراحی سیستم های حضور و غیاب ایجاد شد و همه اقدامات توسط نرم افزار صورت می گرفت. با طراحی نرم افزار و اپلیکیشن های آنلاین نیاز به طراحی دستگاه ها، استفاده از قطعات مختلف و حتی احتمال بروز خطا و نیاز به تعمیرات شدیدا کاهش یافت.

سیستم حضور و غیاب هوشمند شامل چه قسمت هایی است؟

به طور کلی برای طراحی کردن سیستم های هوشمند مبتی بر وب، از قسمت های مختلفی تشکیل می شود که امکان ویرایش کردن اطلاعات در صورت لزوم را به کاربران می دهد. سیستم حضور و غیاب نیز بدین صورت است. به گونه ای که در صورت لزوم امکان ویرایش کردن اطلاعات وجود دارد. این نرم افزار شامل قسمت های زیر است:

اطلاعات اولیه و پایه: در این قسمت از مقاله ها اطلاعات مربوط به نوع شرکت، نوع استخدام پرسنل، شیفت های کاری، اطلاعات پرسنل (سمت پرسنل، مدرک تحصیلی و …)، تقویم کاری و ایام تعطیل، حداکثر و حداقل ساعات کاری، اضافه کاری ها و … تعریف می شود.

ویرایش ها و محاسبات: در این بخش می توان ترددها، ماموریت ها، ساعات کاری، مرخصی ها، و … را ثبت یا در صورت لزوم ویرایش کرد.

خروجی و گزارش گیری: همان طور که در پاراگراف بالا اشاره شد، اصلی ترین کاربرد نرم افزار و اپلکیشن حضور و غیاب، امکان محاسبه حقوق و دستمزد با استفاده از آن است. بنابراین با تهیه یک فایل خروجی از این نرم افزار می توان از کارکردهای فردی و گروهی پرسنل در بازه های زمانی مختلف از جمله ماهانه، هفتگی و حتی روزانه اطلاع پیدا کرد.

ایجاد جو مولد و سازنده با استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند

انگیزه و ارتباطات گسترده دو عامل اصلی است که به موفقیت یک سازمان کمک می کند. سیستم حضور و غیاب هوشمند نیروی کار را ترغیب می کند تا به سیاست های حضور در محیط کار پایبند باشد و کارکنان را تشویق می نماید تا ساعت های ورود و خروج را به منظور پیشگیری از ایجاد خطا در فیش حقوقی به درستی ثبت کنند. علاوه بر این، از آنجا که داده های عینی موجود است، کارکنان می توانند عملکرد خود را ارزیابی کرده و به دنبال راهکارهایی برای بهبود بهره وری و مشارکت خود در رشد سازمان باشند. با اجرای سیستم حضور و غیاب، یک شرکت می تواند محیط کاری را ایجاد کند که پاسخگو و کارآمد باشد.

ایجاد شفافیت با بهره مندی از سیستم های حضور و غیاب هوشمند

ردیابی زمان به کارکنان اجازه می دهد تا نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنند و بدین ترتیب بدانند در چه مواردی نیاز به بهبود عملکرد دارند. این امر همچنین به مدیران کمک می کند تا با پشتیبانی اطلاعاتی که در اختیار دارند با کارکنان خود مکالماتی را داشته باشند. همچنین سیستم های حضور و غیاب هوشمند با ارائه اطلاعات صحیح و شفاف سازی در مورد زمانی که صرف کار برای مشتری و پروژه های خاص شده است، اعتماد بین شرکت و مشتریان آن افزایش می یابد.

ردیابی زمان، در مدیریت و بودجه بندی زمان به کارکنان کمک می کند. کارکنان خواهد دانست که زمان خود را صرف انجام چه کارهایی کرده اند و کدام وظایف زمان بیشتری را به خود اختصاص داده است و بدین صورت کارکنان می توانند زمان خود را با توجه به ضرورت هر کار تقسیم بندی کنند. و این مهم با وجود سیستم حضور و غیاب هوشمند عملیاتی می شود. علاوه بر این مدیران سازمان ها نیز قادر خواهند بود با استفاده از  نظارت بهتر و دقیق تری بر حسن انجام وظایف کارکنان داشته باشند. و از این رو عملکرد کارکنان و بهره وری آنان در محیط کار بالاتر رفته و رضایت بیشتری را به ارمغان خواهد آورد.

اجتناب از خطای انسانی و دستیابی به رضایت شغلی با سیستم حضور و غیاب هوشمند

یک سیستم حضور و غیاب خودکار با ساده کردن محاسبه زمان و اجتناب از خطای انسانی برای کارکنان و کارفرمایان مزیت های زیادی دارد. محاسبه دستی زمان کار وقت گیری است به ویژه زمانی که خطاهایی وجود دارد که باید اصلاح شود. به علاوه این خطاها ممکن است سبب نارضایتی در بین کارکنان شود. یک سیستم حضور و غیاب کامل این خطاها را برجسته و ردیابی می کند و امکان اصلاح سریع و ساده را میسر می سازد. این امر هرگونه نارضایتی که ممکن است در اثر ارائه فیش حقوقی نادرست بین کارکنان و کارفرمایان ایجاد شود را حذف می کند.

به پرسش اولیه خود یعنی چگونه یک به افزایش بهره وری کسب و کارها کمک می کند؟ باز گردیم. برای افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف روش های مختلفی وجود دارد اما یکی از مهم ترین راهکار ها برای افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و شرکت‌ها سامانه حضور و غیاب است. بهره وری هر شرکتی از معیارهای مهم و تاثیرگذار برای موفقیت آن است. شرکت‌هایی که بهره‌وری بالاتری دارند، به سود بیشتر و موفقیت‌های بالاتری دست می‌یابند. در عوض شرکت‌هایی با بهره‌وری پایین محکوم به شکست هستند. یک نرم‌ فزار حضور و غیاب هر چند شاید ابزار پیچیده‌ای نباشد اما می‌تواند به یکی از تاثیرگذارترین ابزارهابرای افزایش بهره‌وری شرکت و سازمان تحت مدیریت شما تبدیل شود.

افزایش بهره وری با نرم افزار حضور و غیاب هوشمند

راهکاری قدرتمند برای مدیریت صحیح منابع انسانی است که امکان بروز خطاهای عمدی و سهوی در زمان تردد پرسنل، همینطور حجم عظیم اطلاعات موجود در این حوزه می تواند میزان زیادی از وقت و هزینه مجموعه شما را به خود اختصاص دهد. در حالی که سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری مبتنی بر شبکه، راهکارهای جامع و هوشمندانه ای در حوزه منابع انسانی هستند که باعث آسان شدن این امور شده اند. این سیستم ها با ثبت و کنترل دقیق و ایمن ورود و خروج پرسنل باکمترین خطای ممکن و محاسبه دقیق ساعات حضور پرسنل، مدیریت مرخصی ها، شیفت های کاری و محاسبه میزان حقوق، کارانه و بهره وری هر پرسنل و ارائه گزارشات در سطوح مختلف به شما  در بالا بردن راندمان بخش های مختلف کسب و کارتان کمک می کند.

نرم افزارهای حضور و غیاب با ثبت ترددهای روزانه کارمندان، محاسبه ، شیفت بندی و نظارت بر ساعات کاری پرسنل آنالیزی کلی از وضعیت هر شرکتی را به مدیران ارائه می‌دهد. آن ها با توجه به نتایج به دست آمده قادر خواهند بود به سادگی درباره شرکتشان تصمیم بگیرند؛ برنامه ریزی کنند و با کم کردن وقت پرت پرسنل بهره‌وری سازمان خود را بالا ببرند؛

سیستم کنترل تردد هوشمند

اما این تمام ماجرای این نرم افزارهای حضور و غیاب و تاثیرشان بر افزایش کارآیی شرکت‌ها نیست؛ بلکه این راهکار باعث آسانتر شدن کارها برای پرسنل و تهیه یک لیست حضور و غیاب کارکنان نیز می شود. با استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب کارتابلی در اختیار هر کارمند قرار می گیرد که در آن می توانند انواع مجوزهای خود مانند مرخصی روزانه، ساعتی و ماموریت های خود را به راحتی ثبت کنند. هم چنین با نصب بر روی گوشی همراه خود می توانند به صورت آنلاین درخواست ها و کارهای حقوقی خود را برای لیست حضور و غیاب کارکنان خود انجام دهند. به این ترتیب دیگر نیازی به مراجعه به دفاتر پرسنلی ندارند و این موضوع باعث کاهش وقت پرت آن ها می شود و در مدت کوتاهی موجبات افزایش بهره وری سازمان شما را فراهم می کند.

ضرورت سیستم حضور و غیاب برای سازمان های آموزشی

امروزه اکثر صنایع برای مدیریت نیروی انسانی خود از سیستم حضور و غیاب هوشمند بیومتریک استفاده می کنند. این سیستم ها به دلیل ناکارآمدی روش های قدیمی علاوه بر صنایع مختلف در سازمان های آموزشی نیز به سرعت در حال گسترش است. ابزاری موثر برای حفظ هویت و حریم خصوصی دانشجویان است و به دلیل سرعت بالا و کاربرد آسان روز به روز بر طرفداران آن اضافه می شود. اما در جواب این سوال که چرا سازمان های آموزشی نیاز به سیستم حضور و غیاب دارند می توان چند نکته را در نظر گرفت که در ادامه مطلب می توانید در مورد آن ها بخوانید.

چرا موسسات آموزشی نیازمند سیستم حضور و غیاب هوشمند بیومتریک هستند؟

دیگر زمان استفاده از روش های سنتی حضور و غیاب دانشجویان که نیاز به صرف هزینه و زمان زیادی برای نظارت توسط اساتید و مدیران داشت؛ گذشته است. به خصوص برای جمعیت های بیشتر دانشجویی که منجر به مشکلات بیشتری می شود. همه این موارد نشان دهنده ی ضعف روش های سنتی است زیرا نمی توانند از  حضور دانشجویان به جای یکدیگر، سرقت شناسه کارت و خطاهای دیگر در ثبت ورود و خروج افراد شوند. اهمیت کاربرد نرم افزار حضور و غیاب در فضاهای آموزشی زمانی مشخص تر می شود که تاثیر مستقیم بر کیفیت آموش بگذارد.

خودکار عمل می کند و راه ساده ای برای ثبت ورود و خروج دانشجویان است. تکنولوژی بیومتریک از ویژگی های فیزیکی و بیومتریک انسان (که برای هر فرد منحصر به فرد است مانند اثر انگشت) برای اطمینان از صحت شناسایی، جلوگیری از اشتباهات و از بین بردن حضور جایگزین حتی در دوقلوهای یکسان استفاده می کند.

مزایای استفاده ازانواع سیستم ‌های کنترل تردد هوشمند برای نظارت بر حضور دانشجو

حضور دقیق: مزیت اصلی استفاده از این دستگاه ها دقت فوق العاده ی آن ها است. موسسات آموزشی می توانند بر حضور و غیاب دانشجو نظارت دقیق داشته باشند و از خطاهای ناشی از مشکلات معمول هنگام استفاده از روش های ورود و خروج سنتی جلوگیری کنند.

راحتی: دانشجویی با اسکن کردن بیومتریک یک راه ساده و راحت برای ورود و خروج دانشجویان فراهم می کند. از آنجایی که سیستم های بیومتریک حضور و غیاب خودکار هستند نیازی به دانش فنی ندارند و دانشجویان می توانند به سرعت و به راحتی تردد کنند.

صرفه جویی در زمان: این سیستم ها می توانند در عرض چند ثانیه حضور دانشجویان را پیگیری کنند که منجر به صرفه جویی در زمان و پیشگیری از اشتباهات می شود.

افزایش بهره وری: سیستم های بیومتریک نه تنها خطاهای مربوط به نظارت را حذف می کنند؛ بلکه سرعت تایید داده ها را نیز افزایش می دهند که باعث کاهش زمان مدیریت و افزایش بازده می شود.

افزایش امنیت و حفاظت از حریم خصوصی: در فرآیند ثبت نام، سیستم های بیومتریک الگوهای بیومتریک اسکن شده را به کدهای کامپیوتری تبدیل کرده و اطلاعات را در پایگاه داده ها ذخیره می کنند؛ غیر ممکن است که تصویر اصلی برای تقلب مورد استفاده قرار گیرد.

سیستم های حضور و غیاب بیومتریک دانشجویی از روش های رمزنگاری قوی برای محافظت از پایگاه داده و افزایش امنیت و حفظ حریم خصوصی دانشجویان استفاده می کنند.

منبع مقاله : TimeClock Plus