مدتی است که بسیاری از شرکت‌های خصوصی و سازمان‌های دولتی، امور مالی خود را به شکل برون‌سپاری و با کمک شرکت‌های ارائه کننده خدمات حسابداری مدیریت می‌کنند و همین موضوع موجب شده تا یک علامت سوال بزرگ در ذهن صاحبان کسب‌وکارهای مختلف در ارتباط با مزایای همکاری با چنین شرکت‌هایی، ایجاد گردد. این که یک کسب‌وکار صرفاً زمانی می‌تواند رشد کند که اشراف کاملی به امور مالی خویش داشته و با برنامه و استراتژی منطقی حرکت کند، بر هیچکس پوشیده نیست؛ اما سوال اینجاست که همکاری با یک شرکت حسابداری در کجای این اشراف اطلاعاتی و برنامه راهبردی قرار گرفته است؟با ما در این مطلب همراه باشید تا با مزایا و معایب همکاری با شرکت‌های حسابداری بهتر آشنا شوید.
نگاهی به چیستی برون‌سپاری حسابداری
در حال حاضر عناوینی همچون معرفی 5 تا از بهترین و معتبرترین شرکت حسابداری در ایران ترند شده است؛ اما زمانی می‌توانید علت و اهمیت ترند شدن چنین عناوینی را درک کنید که اطلاعات کاملی در ارتباط با چیستی برون‌سپاری حسابداری داشته باشید. برون‌سپاری حسابداری (Accounting Outsourcing) در اصل استراتژی بوده که در آن شرکت و کسب‌وکار کارفرما قسمتی یا کلیه امور حسابداری خود را به شرکتی دیگر که شغل حرفه‌ای آن‌ها ارائه خدمات حسابداری است، می‌سپارد و به جای استخدام دائمی یک حسابدار، متناسب با نیاز کسب‌وکار خود در دریافت انواع خدمات حسابداری، قرارداد همکاری با چنین شرکتی را شخصی‌سازی کرده و در ازای دریافت خدمات مورد نیاز هزینه پرداخت می‌کند.
عموماً شرکت‌ها و کسب‌وکارها زمانی به سراغ برون‌سپاری حسابداری می‌روند که زمان، مهارت و فضای کافی برای استخدام یک حسابدار حرفه‌ای را نداشته یا با محدودیت بودجه‌ای مواجه هستند. برون‌سپاری حسابداری به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کرده و از طرفی نیز مانع بزرگ شدن بی‌رویه و غیرضروری شرکت‌ها می‌گردد. در بحث برون‌سپاری، قراردادی میان کارفرما و شرکت حسابداری منعقد می‌گردد که در آن به نحوه انجام خدمات حسابداری، مدت زمان و همچنین هزینه انجام این خدمات اشاره شده است.
پیشگیری از جرائم مالیاتی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، حل شدن مشکل تامین نیروی انسانی، بهره‌مندی از تجربه کارشناسان خبره و همچنین تکنولوژی روز دنیای، صرفه‌جویی در زمان، کاهش تخلف در سیستم مالی شرکت و در نهایت تنظیم دقیق اسناد حسابداری مطابق با قوانین روز از مزیت‌های برون‌سپاری حسابداری است. البته لازم به ذکر است که منظور از برون‌سپاری دورکاری نبوده، بلکه انجام خدمات به شکل دورکاری صرفاً یک نوع از نحوه ارائه خدمات در این شیوه است و گاهاً متناسب با ماهیت کار ممکن است نیاز به حضور و اعزام حسابدار در محل باشد.
مزایای همکاری با شرکت‌های حسابداری بزرگ
احتمالاً با مطالعه مطالب فوق تا حدودی متوجه علت محبوبیت استفاده از خدمات شرکت‌های حسابداری بزرگ شده‌اید؛ اما انتخاب آگاهانه بدون بررسی دقیق مزایایی که به هنگام استفاده از خدمات این شرکت‌ها دریافت خواهید کرد، امکان‌پذیر نخواهد بود. این مزایا عبارتند از:
- اشراف اطلاعاتی بر امور مالی مجموعه تحت امر خود: شرکت‌های حسابداری به دلیل استفاده از بروزترین نرم‌افزارهای حسابداری، کارشناسان خبره و مسلط به امور حسابداری به راحتی قادر هستند پس از بررسی دقیق رفتارهای مالی یک کسب‌وکار، گزارش‌هایی دقیق از وضعیت موجود در اختیار صاحبان کسب‌وکارها قرار دهند تا این اشخاص متناسب با این داده‌ها بتوانند آگاهانه تصمیم گرفته و با متمرکزسازی جریان گردش سرمایه مانع ایجاد بسترهای جرم‌زا و اختلاس کارکنان گردند. مسلماً هر چه داده‌های موجود در گزارش‌ها دقیق‌تر باشد، دقت برنامه‌ریزی‌ها و تاثیرات آن‌ها مثبت‌تر خواهد شد.
- عدم نگرانی از بابت انجام تکالیف مالیاتی: کارشناسان فعال در یک شرکت حسابداری بزرگ هم دارای سواد حسابداری و هم سواد حقوقی هستند، به همین علت به راحتی می‌توانند از قوانین روز مالیاتی آگاه شده و با ارائه تفسیر دقیق از وظایف مندرج در آن‌ها، مانع از مواجه شدن کسب‌وکار شما با جریمه‌های سنگین و کیفر زندان برای شما به دلیل فرار مالیاتی گردند. قرار گرفتن در پوشش معافیت مالیاتی با راه‌حل‌های قانونی، تنظیم لایحه دفاعیه، تهیه و تنظیم انواع اظهارنامه و مواردی از ان دست از جمله مزایایی بوده که همکاری با کارشناسان مالیاتی یک شرکت بزرگ حسابداری عاید کسب‌وکار شما خواهد کرد.
- صرفه‌جویی در زمان: حسابداری امری تخصصی بوده که انجام وظایف آن نیازمند داشتن دانش تخصصی در حوزه حسابداری است؛ درنتیجه صاحبان کسب‌وکاری که سواد آکادمیک و تجربه کافی در حوزه امور حسابداری ندارند، رأساً نمی‌توانند امور مالی مجموعه تحت امر خود را مدیریت نمایند. در چنین وضعیتی چاره کار استخدام یک حسابدار خبره است؛ اما در این بین باید توجه داشت که بسیاری از کسب‌وکارها نه فضایی برای استخدام دائمی یک حسابدار دارند و نه این که حجم کاری آن‌ها به قدری است که نیازمند حضور یک حسابدار به شکل روزانه باشد! از طرفی آن دسته از شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی که این مسائل را ندارند نیز در یافتن یک حسابدار خبره و با تجربه چندین ساله دچار مشکل هستند. راه‌حل تمامی این مشکلات و صرفه‌جویی در وقت و هزینه صرفاً در همکاری با شرکت حسابداری معتبری بوده که سال‌هاست امتحان خود را پس داده و از حسن شهرت خوبی برخوردار است.
معایب همکاری با شرکت حسابداری
در کنار مزایایی که برای همکاری با شرکت‌های ارائه کننده خدمات حسابداری برشمردیم، این شیوه مدیریت امور مالی نیز به نوبه خود دارای معایبی است. در حالت برون‌سپاری امور حسابداری و دریافت کمک از شرکت‌های حسابداری، مدیریت امور مالی مجموعه به یک شرکت خارجی وابسته می‌شود و در صورتی که بنا به هر دلیلی شرکت حسابداری تصمیم به انحلال خود بگیرد، یافتن شرکت جایگزین ممکن است فرایندی طولانی مدت باشد. البته این موضوع به نحوی در استخدام دائمی حسابدار نیز دیده می‌شود که در آن مدیریت امور مالی مجموعه به یک نفر وابسته بوده و در صورتی که برای وی مشکلی به وجود آید ممکن است فرآیندهای مالی مجموعه با مشکلات قابل توجهی مواجه گردد!
عیب دیگری که برای همکاری با شرکت‌های بزرگ حسابداری برشمرده‌اند به موضوع ارتباط مستقیم کمتر با حسابداران مربوط می‌شود که این موضوع به دلیل نداشتن اطلاعات کافی از ماهیت برون‌سپاری حسابداری و نحوه انجام وظایف در آن مطرح شده است! همان طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، دورکاری صرفاً یک شیوه از شیوه‌های ارائه خدمات حسابداری در شرکت‌های بزرگ حسابداری بوده و درصورت قید کارفرما در قرارداد یا نیازسنجی تیم مدیریتی شرکت، خدمات حسابداری در برون‌سپاری به شکل اعزام حسابدار به محل نیز امکان‌پذیر بوده و در چنین حالتی صحبت از این موضوع به عنوان عیب همکاری با شرکت‌های بزرگ حسابداری، بی‌معنی خواهد بود.
بهترین شرکت حسابداری برای دریافت خدمات مالی، حسابرسی و مالیاتی
گفته شد که هیچ کسب‌وکاری بدون توجه به امور مالی خود امکان تجربه پیشرفت بهینه را نخواهد داشت؛ اما نظم بخشیدن به امور مالی خود نیازمند تجربه، مهارت و تخصص در حوزه حسابداری و تسلط به قوانین مالی است. حال سوال اینجاست که چند نفر از صاحبان کسب‌وکارها دارای مدرک حسابداری و سواد حقوقی هستند؟! مسلماً پاسخ این سوال درصد اندکی از جامعه صاحبان کسب‌وکارها خواهد بود؛ در نتیجه اگر به دنبال پیشرفت هستید باید به سراغ دریافت خدمات حسابداری از شرکت‌های معتبر باشید که سال‌ها امتحان خود را پس داده و دارای حسن شهرت بسیار زیاد در سطح جامعه هستند.