درخواست از مجله جهت تمدید زمان اصلاح مقاله

درخواست تمدید زمان برای اصلاح مقاله از مجله یک فرآیند رایج در دنیای نشر آکادمیک است که به نویسندگان این امکان را می‌دهد تا با کیفیت بالاتری به بازنگری دست‌نوشته خود بپردازند. این اقدام نیازمند اطلاع‌رسانی به موقع ارائه دلایل موجه و رعایت پروتکل‌های ارتباطی نشریه است تا شانس پذیرش درخواست افزایش مهلت بازنگری افزایش یابد و روند انتشار مقاله به درستی پیش رود.

در مسیر انتشار یک مقاله علمی پس از مرحله داوری و دریافت نظرات ارزشمند داوران و سردبیر نوبت به اعمال اصلاحات درخواستی می‌رسد. گاهی اوقات حجم و پیچیدگی این اصلاحات نیاز به جمع‌آوری داده‌های جدید یا بروز مشکلات پیش‌بینی نشده باعث می‌شود که نویسنده برای تکمیل بازنگری در مهلت اولیه تعیین شده توسط مجله با چالش روبرو شود. در چنین شرایطی درخواست رسمی تمدید زمان اصلاح مقاله از دفتر مجله یک راهکار منطقی و حرفه‌ای محسوب می‌شود. این درخواست نشان‌دهنده تعهد نویسنده به کیفیت کار و جدیت او در پاسخگویی به نظرات داوران است و به او فرصت می‌دهد تا بدون شتاب‌زدگی بهترین نسخه ممکن از مقاله را برای بررسی مجدد ارسال کند. عدم توانایی در رعایت مهلت تعیین شده بدون اطلاع‌رسانی قبلی می‌تواند منجر به بسته شدن پرونده مقاله یا حتی رد آن شود در حالی که یک درخواست تمدید به موقع و مستدل معمولاً با نگاه مساعد سردبیر روبرو می‌شود. بنابراین آگاهی از دلایل موجه برای این درخواست نحوه صحیح نگارش آن و زمان‌بندی مناسب برای ارسال از اهمیت بالایی برخوردار است.

دلایل موجه برای درخواست تمدید زمان

درخواست تمدید مهلت اصلاح مقاله باید بر پایه دلایل منطقی و قابل قبول برای هیئت تحریریه مجله باشد. صرف نداشتن وقت کافی یا تعلل در شروع کار معمولاً دلایل مناسبی برای این درخواست محسوب نمی‌شوند. دلایل موجه عموماً به عواملی برمی‌گردند که خارج از کنترل مستقیم نویسنده هستند یا ماهیت اصلاحات درخواستی ایجاب می‌کند که زمان بیشتری صرف شود. سردبیران مجلات با چالش‌های فرآیند پژوهش و نشر آشنا هستند و در صورت ارائه دلایل معقول معمولاً با درخواست‌های تمدید زمان با انعطاف برخورد می‌کنند. هدف اصلی از درخواست تمدید اطمینان از این است که نویسنده فرصت کافی برای انجام دقیق و کامل اصلاحات را داشته باشد تا کیفیت نهایی مقاله افزایش یابد. بنابراین هنگام تدوین درخواست تمرکز بر توضیح این دلایل و چگونگی تأثیر آن‌ها بر توانایی نویسنده در رعایت مهلت اصلی ضروری است.

پیچیدگی اصلاحات درخواستی

یکی از رایج‌ترین و موجه‌ترین دلایل برای درخواست تمدید زمان پیچیدگی و گستردگی اصلاحات درخواستی توسط داوران و سردبیر است. گاهی اوقات نظرات داوران تنها شامل تغییرات جزئی در نگارش یا قالب‌بندی نیست بلکه نیازمند بازنگری‌های اساسی در ساختار مقاله تحلیل مجدد داده‌ها اضافه کردن بخش‌های جدید یا حتی تغییر رویکرد کلی مقاله است. این نوع اصلاحات که معمولاً در دسته “اصلاحات عمده” (Major Revisions) قرار می‌گیرند زمان و تلاش قابل توجهی را می‌طلبند. نویسنده باید هر یک از نظرات داوران را به دقت بررسی کرده پاسخ‌های مستدل و علمی برای آن‌ها تهیه کند و سپس این تغییرات را به صورت منسجم در متن مقاله اعمال نماید. این فرآیند ممکن است شامل بازخوانی مقالات مرجع جدید انجام محاسبات تکمیلی یا حتی بازنگری در چارچوب نظری مقاله باشد. توضیح دقیق ماهیت این اصلاحات پیچیده و اینکه چرا انجام آن‌ها در مهلت اولیه دشوار است به هیئت تحریریه مجله نشان می‌دهد که درخواست تمدید شما ریشه در جدیت شما در پاسخگویی به نظرات داوران دارد نه صرفاً کمبود وقت. ارائه جزئیات مشخصی از نوع اصلاحات (مثلاً نیاز به بازنویسی کامل بخش روش‌شناسی یا تحلیل مجدد مجموعه داده‌ای بزرگ) می‌تواند به متقاعد کردن سردبیر کمک کند.

نیاز به جمع آوری داده یا آزمایش مجدد

در برخی موارد داوران یا سردبیر ممکن است برای پذیرش مقاله درخواست جمع‌آوری داده‌های جدید یا انجام آزمایش‌های تکمیلی را مطرح کنند. این درخواست‌ها بسته به ماهیت پژوهش می‌توانند بسیار زمان‌بر باشند. به عنوان مثال اگر مقاله در حوزه علوم تجربی باشد انجام آزمایش‌های جدید ممکن است نیازمند دسترسی به تجهیزات آزمایشگاهی خرید مواد اولیه صرف زمان طولانی برای انجام خود آزمایش‌ها و سپس تحلیل داده‌های حاصل باشد. در پژوهش‌های میدانی جمع‌آوری داده‌های جدید می‌تواند شامل طراحی و اجرای نظرسنجی‌های جدید مصاحبه با افراد بیشتر یا دسترسی به منابع اطلاعاتی که قبلاً در دسترس نبوده‌اند باشد. این فرآیندها معمولاً قابل پیش‌بینی نیستند و نمی‌توانند به سرعت انجام شوند. توضیح اینکه اصلاحات درخواستی مستلزم چه نوع فعالیت‌های پژوهشی جدیدی است و تخمین واقع‌بینانه‌ای از زمان مورد نیاز برای انجام آن‌ها دلیلی بسیار قوی و موجه برای درخواست تمدید زمان فراهم می‌کند. سردبیران درک می‌کنند که پژوهش زمان‌بر است و اگر اصلاحات درخواستی مستقیماً به بهبود کیفیت و اعتبار علمی مقاله کمک کند معمولاً با درخواست تمدید برای این منظور موافقت می‌کنند مشروط بر اینکه نویسنده برنامه زمانی واقع‌بینانه‌ای ارائه دهد و تعهد خود را برای انجام این کار نشان دهد.

مشکلات شخصی یا بیماری نویسنده

زندگی شخصی نویسندگان نیز می‌تواند تحت تأثیر اتفاقات غیرمنتظره‌ای قرار گیرد که توانایی آن‌ها برای تمرکز و کار بر روی اصلاح مقاله را مختل کند. بیماری جدی نویسنده مسئول یا یکی از اعضای خانواده او فوت یکی از نزدیکان یا سایر بحران‌های شخصی از جمله دلایل موجهی هستند که می‌توانند نیاز به تمدید زمان را توجیه کنند. در این موارد لازم نیست وارد جزئیات بسیار خصوصی شوید اما ارائه توضیحی مختصر و صادقانه درباره ماهیت مشکل (مثلاً “بیماری جدی که نیازمند بستری در بیمارستان بوده است” یا “مشکل خانوادگی اضطراری”) می‌تواند به سردبیر در درک موقعیت شما کمک کند. مجلات آکادمیک معمولاً با درک و همدلی با نویسندگان در چنین شرایطی برخورد می‌کنند چرا که سلامت و رفاه نویسندگان از اولویت برخوردار است. مهم این است که به محض بروز چنین مشکلی و آگاهی از تأثیر آن بر توانایی شما برای رعایت مهلت هرچه سریع‌تر با دفتر مجله تماس بگیرید و وضعیت را توضیح دهید. شفافیت و صداقت در این موارد کلید اصلی است و به حفظ رابطه حرفه‌ای شما با مجله کمک می‌کند.

همزمانی با سایر تعهدات آکادمیک

نویسندگان به ویژه اعضای هیئت علمی و پژوهشگران معمولاً همزمان با چندین پروژه و مسئولیت علمی دیگر نیز درگیر هستند. تدریس نظارت بر دانشجویان شرکت در جلسات و کنفرانس‌ها نگارش پروپوزال‌های پژوهشی داوری مقالات برای سایر مجلات و مدیریت پروژه‌های تحقیقاتی جاری همگی بخشی از وظایف روزمره آن‌هاست. گاهی اوقات مهلت تعیین شده برای اصلاح مقاله با اوج این تعهدات دیگر مانند پایان ترم تحصیلی زمان ارائه گزارش‌های پروژه‌های تحقیقاتی بزرگ یا برگزاری یک کنفرانس مهم همزمان می‌شود. در چنین شرایطی ممکن است نویسنده به سادگی نتواند زمان کافی و متمرکز برای انجام اصلاحات پیچیده مقاله را پیدا کند. توضیح اینکه چگونه همزمانی مهلت اصلاح مقاله با سایر وظایف سنگین و غیرقابل اجتناب آکادمیک توانایی شما را برای تکمیل به موقع اصلاحات تحت تأثیر قرار داده است می‌تواند یک دلیل موجه برای درخواست تمدید باشد. با این حال مهم است که این دلیل را به گونه‌ای مطرح کنید که نشان‌دهنده مدیریت زمان ضعیف شما نباشد بلکه تأکید بر حجم غیرمعمول و همزمان تعهدات در آن بازه زمانی خاص باشد. ارائه یک برنامه زمانی پیشنهادی که نشان دهد چگونه قصد دارید پس از عبور از این دوره شلوغ بر روی اصلاح مقاله تمرکز کنید می‌تواند به درخواست شما اعتبار بیشتری ببخشد.

نحوه نگارش نامه یا ایمیل درخواست تمدید

نحوه نگارش درخواست تمدید زمان اصلاح مقاله نقش مهمی در شانس پذیرش آن ایفا می‌کند. این درخواست معمولاً به صورت یک ایمیل رسمی به دفتر مجله یا سردبیر مسئول مقاله ارسال می‌شود. لحن نامه باید حرفه‌ای مؤدبانه و محترمانه باشد. باید به خاطر داشت که شما در حال درخواست یک لطف هستید نه مطالبه یک حق. بنابراین از عبارات دستوری یا لحن طلبکارانه باید پرهیز کرد. ایمیل باید واضح مختصر و شامل تمام اطلاعات ضروری باشد تا گیرنده (معمولاً مدیر دفتر یا دستیار سردبیر) بتواند به سرعت وضعیت مقاله شما را شناسایی کرده و درخواست شما را به فرد مربوطه ارجاع دهد. استفاده از یک عنوان واضح برای ایمیل که موضوع آن را مشخص کند (مانند “درخواست تمدید زمان برای مقاله با شناسه [شماره شناسه مقاله]”) بسیار مهم است زیرا این امر به دسته‌بندی سریع ایمیل شما در صندوق ورودی شلوغ مجله کمک می‌کند. متن اصلی ایمیل باید با سلام و احوالپرسی مناسب آغاز شده سپس به اصل موضوع پرداخته شود و در نهایت با تشکر و ابراز امیدواری برای همکاری بیشتر پایان یابد. ساختار منطقی و ارائه اطلاعات به ترتیب مناسب فرآیند بررسی درخواست شما را برای کارکنان مجله تسهیل می‌کند.

اطلاعات ضروری که باید در درخواست ذکر شود

برای اینکه درخواست تمدید زمان اصلاح مقاله شما به سرعت و به درستی بررسی شود لازم است که اطلاعات کلیدی و شناسایی‌کننده مقاله به صورت دقیق در ایمیل یا نامه شما ذکر شود. این اطلاعات به کارکنان مجله کمک می‌کند تا بدون نیاز به جستجوی طولانی پرونده مقاله شما را پیدا کرده و وضعیت فعلی آن را بررسی کنند. هرگونه ابهام یا نقص در ارائه این اطلاعات می‌تواند باعث تأخیر در پاسخگویی یا حتی نادیده گرفته شدن درخواست شما شود. بنابراین پیش از ارسال ایمیل چک لیستی از اطلاعات مورد نیاز تهیه کرده و از وجود تمام آن‌ها در متن اطمینان حاصل کنید. این اطلاعات نه تنها شامل جزئیات مربوط به مقاله شماست بلکه شامل درخواست مشخص شما (تاریخ جدید پیشنهادی) و دلیل موجه پشت این درخواست نیز می‌شود. ارائه این اطلاعات به صورت سازمان‌یافته و در ابتدای متن ایمیل (پس از احوالپرسی اولیه) توصیه می‌شود تا گیرنده بلافاصله به مهم‌ترین نکات دسترسی پیدا کند.

شناسه مقاله (Manuscript ID)

شناسه مقاله یا Manuscript ID مهم‌ترین قطعه اطلاعاتی است که باید در درخواست تمدید زمان شما ذکر شود. هر مقاله‌ای که به یک مجله ارسال می‌شود یک شناسه منحصر به فرد دریافت می‌کند که مانند کد ملی آن مقاله عمل می‌کند. این شناسه توسط سیستم مدیریت ارسال مقالات مجله (مانند ScholarOne, Editorial Manager, OJS و غیره) اختصاص داده می‌شود و در تمام مکاتبات بعدی مجله با نویسنده ذکر می‌گردد. هیئت تحریریه و کارکنان مجله از این شناسه برای دسترسی سریع به پرونده مقاله در سیستم مشاهده وضعیت فعلی آن خواندن نظرات داوران و سردبیر و پیگیری تاریخ‌های مهم مانند تاریخ ارسال اولیه تاریخ دریافت نظرات داوران و تاریخ مهلت اصلاحات استفاده می‌کنند. بدون شناسه مقاله پیدا کردن مقاله شما در میان صدها یا هزاران مقاله دیگر که در حال بررسی یا در مراحل مختلف فرآیند نشر هستند برای کارکنان مجله بسیار دشوار یا غیرممکن خواهد بود. بنابراین اطمینان حاصل کنید که شناسه مقاله را به صورت دقیق و بدون هیچ اشتباهی در عنوان ایمیل و ابتدای متن آن ذکر می‌کنید. این کار فرآیند شناسایی و پردازش درخواست شما را به شکل چشمگیری تسریع می‌بخشد.

عنوان کامل مقاله

ذکر عنوان کامل مقاله در درخواست تمدید زمان اگرچه به اندازه شناسه مقاله حیاتی نیست اما یک اقدام احتیاطی و مفید محسوب می‌شود. عنوان مقاله به عنوان یک شناسه ثانویه عمل می‌کند و در صورتی که به هر دلیلی (مثلاً اشتباه تایپی در شناسه) شناسایی مقاله از طریق شناسه با مشکل مواجه شود عنوان کامل می‌تواند به کارکنان مجله در پیدا کردن پرونده مربوطه کمک کند. همچنین ذکر عنوان کامل به ویژه برای سردبیر یا دستیار سردبیر که ممکن است با عناوین مقالات بیشتری سر و کار داشته باشند می‌تواند یادآوری سریع‌تری از موضوع و محتوای مقاله شما باشد. بنابراین پس از ذکر شناسه مقاله عنوان کامل و دقیق مقاله را همانطور که در نسخه اصلی ارسال شده یا در مکاتبات مجله ذکر شده است در متن درخواست خود بیاورید. این کار نشان‌دهنده دقت شماست و به فرآیند شناسایی مقاله شما در سیستم مجله کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که درخواست شما به مقاله صحیح مرتبط شود.

تاریخ مهلت اصلی اصلاحات

برای اینکه مجله بتواند درخواست تمدید زمان شما را به درستی ارزیابی کند لازم است که تاریخ مهلت اصلی که قبلاً برای ارسال نسخه اصلاح شده مقاله تعیین شده بود را ذکر کنید. این تاریخ معمولاً در ایمیلی که حاوی نظرات داوران و تصمیم سردبیر (مثلاً “نیاز به اصلاحات عمده” یا “نیاز به اصلاحات جزئی”) بوده به شما اطلاع داده شده است. ذکر این تاریخ نشان می‌دهد که شما از مهلت اولیه آگاه هستید و درخواست تمدید شما پیش از اتمام آن مهلت ارسال می‌شود (که یک نکته مثبت محسوب می‌شود). همچنین این اطلاعات به مجله کمک می‌کند تا وضعیت زمانی مقاله شما را در سیستم خود تأیید کند و فاصله زمانی بین مهلت اصلی و تاریخ جدید پیشنهادی شما را بسنجد. فراموش نکنید که تاریخ را به صورت دقیق (روز ماه و سال) ذکر کنید تا هیچ ابهامی وجود نداشته باشد. این بخش از درخواست چارچوب زمانی فعلی را برای مجله مشخص می‌کند و زمینه را برای ارائه درخواست شما برای یک جدول زمانی جدید فراهم می‌سازد.

تاریخ جدید پیشنهادی برای ارسال نسخه اصلاح شده

یکی از مهم‌ترین بخش‌های درخواست تمدید زمان ارائه یک تاریخ جدید و واقع‌بینانه برای ارسال نسخه اصلاح شده مقاله است. صرف درخواست تمدید بدون ارائه یک تاریخ مشخص درخواست شما را مبهم می‌کند و ممکن است باعث تأخیر در پاسخگویی یا عدم پذیرش آن شود. شما باید با توجه به دلایلی که برای نیاز به تمدید ذکر کرده‌اید (مانند پیچیدگی اصلاحات یا نیاز به جمع‌آوری داده) تخمین بزنید که برای تکمیل کامل اصلاحات چقدر زمان اضافی نیاز دارید. این تاریخ پیشنهادی باید واقع‌بینانه باشد؛ درخواست تمدید برای مدت زمان بسیار طولانی (مثلاً چندین ماه برای اصلاحات جزئی) ممکن است پذیرفته نشود در حالی که درخواست برای چند هفته یا نهایتاً یک تا دو ماه برای اصلاحات عمده معمولاً معقول تلقی می‌شود. تاریخ پیشنهادی شما نشان‌دهنده برنامه‌ریزی شما برای تکمیل کار است. ذکر این تاریخ به صورت دقیق (روز ماه سال) برای مجله ضروری است تا بتواند آن را در سیستم خود ثبت کند و برنامه زمانی انتشار خود را تنظیم نماید. اطمینان حاصل کنید که این تاریخ برای شما قابل دستیابی است تا مجبور به درخواست تمدید مجدد نشوید.

توضیح مختصر و واضح دلیل نیاز به تمدید

پس از ارائه اطلاعات شناسایی مقاله و تاریخ‌های مربوطه باید به صورت مختصر و واضح دلیل یا دلایل اصلی نیاز به تمدید زمان را توضیح دهید. این بخش قلب درخواست شماست و باید به گونه‌ای نوشته شود که سردبیر یا مسئول مربوطه در مجله بتواند به سرعت فوریت و موجه بودن درخواست شما را درک کند. همانطور که قبلاً اشاره شد دلایل باید منطقی و قابل قبول در چارچوب فرآیند پژوهش و نشر باشند. از زیاده‌گویی یا ارائه جزئیات غیرضروری پرهیز کنید. تمرکز بر این نکته باشد که چگونه عامل مورد نظر (مثلاً “پیچیدگی غیرمنتظره در تحلیل مجدد داده‌ها طبق درخواست داوران” یا “نیاز به انجام آزمایش‌های جدید که نیازمند دسترسی به تجهیزات خاص است” یا “مشکل پزشکی ناگهانی”) بر توانایی شما برای تکمیل اصلاحات در مهلت اولیه تأثیر گذاشته است. صداقت و شفافیت در این بخش بسیار مهم است. اگر بیش از یک دلیل دارید آن‌ها را به صورت خلاصه و مرتبط با یکدیگر مطرح کنید. این توضیح باید به سردبیر اطمینان دهد که شما زمان اضافی را به نحو احسن صرف ارتقاء کیفیت مقاله خواهید کرد.

اطلاعات تماس نویسنده مسئول

در پایان درخواست ذکر اطلاعات تماس کامل و به‌روز نویسنده مسئول (Corresponding Author) ضروری است. مجله برای هرگونه پیگیری سؤال یا اطلاع‌رسانی درباره وضعیت درخواست تمدید و تصمیم نهایی با نویسنده مسئول تماس خواهد گرفت. این اطلاعات باید شامل نام کامل نویسنده مسئول وابستگی سازمانی (افیلیشن) آدرس ایمیل فعال و شماره تلفن (اختیاری اما مفید) باشد. اطمینان حاصل کنید که آدرس ایمیلی که ارائه می‌دهید همان آدرس ایمیلی است که در سیستم ارسال مقاله مجله ثبت شده و به طور مرتب آن را چک می‌کنید. هرگونه تغییر در اطلاعات تماس باید قبلاً به مجله اطلاع داده شده باشد. ارائه اطلاعات تماس دقیق و کامل اطمینان حاصل می‌کند که مجله می‌تواند به راحتی با شما ارتباط برقرار کند و شما نیز پاسخ درخواست خود را به موقع دریافت خواهید کرد. این یک گام استاندارد در تمام مکاتبات رسمی با مجلات علمی است و نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شماست.

ساختار کلی و لحن مناسب درخواست

ساختار کلی ایمیل یا نامه درخواست تمدید زمان باید حرفه‌ای و منطقی باشد. پس از عنوان واضح و مشخص ایمیل باید با یک سلام و احوالپرسی مؤدبانه آغاز شود. سپس بلافاصله به معرفی مقاله مورد نظر با ذکر شناسه و عنوان کامل پرداخته و وضعیت فعلی آن (مقاله تحت بررسی با نیاز به اصلاحات) مشخص گردد. در ادامه تاریخ مهلت اصلی اصلاحات ذکر شده و سپس درخواست اصلی برای تمدید زمان همراه با تاریخ جدید پیشنهادی مطرح گردد. بخش بعدی به توضیح مختصر و واضح دلایل نیاز به تمدید اختصاص دارد. پس از ارائه دلایل می‌توان با ابراز امیدواری برای پذیرش درخواست و تأکید بر تعهد به انجام اصلاحات با کیفیت بالا متن اصلی را به پایان رساند. در نهایت با یک جمله پایانی مؤدبانه و امضای نویسنده مسئول همراه با اطلاعات تماس ایمیل خاتمه می‌یابد. لحن کلی درخواست باید مؤدبانه فروتنانه (بدون التماس) حرفه‌ای و صادقانه باشد. از زبان بیش از حد غیررسمی یا محاوره‌ای پرهیز کنید. نشان دادن درک شما از فرآیند مجله و احترام به وقت هیئت تحریریه تأثیر مثبتی بر درخواست شما خواهد داشت. هدف این است که درخواست شما به عنوان یک ضرورت منطقی برای حفظ کیفیت مقاله تلقی شود نه یک درخواست بی‌مورد یا ناشی از بی‌برنامگی.

زمان بندی ارسال درخواست تمدید

یکی از نکات حیاتی برای افزایش شانس پذیرش درخواست تمدید زمان زمان‌بندی ارسال آن است. درخواست تمدید باید به موقع و *پیش از* اتمام مهلت اصلی تعیین شده توسط مجله ارسال شود. ارسال درخواست در روزهای پایانی یا حتی پس از گذشت مهلت تأثیر بسیار منفی بر نگاه مجله به شما خواهد داشت و ممکن است به سادگی رد شود. ارسال به موقع نشان‌دهنده مسئولیت‌پذیری شما به عنوان نویسنده است و به هیئت تحریریه مجله فرصت کافی می‌دهد تا درخواست شما را بررسی کرده و پاسخ دهند. اگر درخواست شما در آخرین لحظه ارسال شود ممکن است فرصت کافی برای بررسی آن وجود نداشته باشد و مهلت قانونی شما بدون دریافت پاسخ به پایان برسد. بهترین زمان برای ارسال درخواست تمدید به محض اینکه متوجه شدید قادر به رعایت مهلت اصلی نیستید است. این ممکن است یک هفته یا حتی دو هفته قبل از مهلت اصلی باشد به ویژه اگر دلایل شما نیازمند بررسی بیشتری از سوی مجله باشد (مانند نیاز به جمع‌آوری داده‌های جدید). هرچه زودتر اقدام کنید حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسید و شانس دریافت پاسخ مثبت و برنامه‌ریزی مجدد برای خود و مجله افزایش می‌یابد. برنامه‌ریزی برای انجام اصلاحات و ارزیابی واقع‌بینانه زمان مورد نیاز کلید تعیین زمان‌بندی مناسب برای ارسال درخواست است.

ارسال درخواست تمدید به چه کسی؟

درخواست تمدید زمان اصلاح مقاله باید به آدرس ایمیل یا شخصی ارسال شود که مجله برای مکاتبات مربوط به مقاله شما تعیین کرده است. در اکثر موارد این آدرس ایمیل مربوط به دفتر مجله (Editorial Office) یا دستیار سردبیر (Editorial Assistant) است که مسئول مدیریت فرآیندهای اداری مربوط به مقالات هستند. گاهی اوقات ممکن است در ایمیل حاوی نظرات داوران آدرس ایمیل خاصی برای ارسال مکاتبات بعدی ذکر شده باشد. در برخی مجلات به ویژه در مراحل اولیه مکاتبات مستقیماً با سردبیر مسئول (Handling Editor) انجام می‌شود. بهترین راه برای اطلاع از گیرنده صحیح درخواست مراجعه به وب‌سایت مجله بخش “تماس با ما” (Contact Us) یا دستورالعمل‌های ارسال مقاله (Author Guidelines) است. معمولاً در این بخش‌ها آدرس ایمیل یا نام شخصی که باید مکاتبات مربوط به مقالات در حال بررسی به او ارسال شود ذکر شده است. ارسال درخواست به آدرس اشتباه (مثلاً ایمیل شخصی سردبیر کل یا یکی از داوران) ممکن است باعث نادیده گرفته شدن درخواست یا تأخیر قابل توجه در رسیدگی به آن شود. بنابراین پیش از ارسال ایمیل از آدرس گیرنده صحیح اطمینان حاصل کنید.

نکات مهم پیش از ارسال درخواست تمدید

پیش از فشردن دکمه ارسال برای درخواست تمدید زمان لازم است چند نکته مهم را بررسی کنید تا از حرفه‌ای بودن و کامل بودن درخواست خود اطمینان حاصل نمایید. اول از همه متن ایمیل یا نامه را به دقت بازخوانی و ویرایش کنید. هرگونه اشتباه املایی یا گرامری می‌تواند از اعتبار درخواست شما بکاهد. اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات ضروری که قبلاً ذکر شد (شناسه مقاله عنوان تاریخ مهلت اصلی تاریخ پیشنهادی دلیل) به صورت دقیق و کامل در متن وجود دارند. همچنین لحن کلی متن را بررسی کنید تا مؤدبانه واضح و حرفه‌ای باشد. نکته مهم دیگر این است که سیاست‌های مجله را در خصوص تمدید زمان بررسی کنید. برخی مجلات ممکن است در دستورالعمل‌های خود حداکثر مدت زمان مجاز برای تمدید را مشخص کرده باشند یا فرآیند خاصی برای این کار داشته باشند. آگاهی از این سیاست‌ها به شما کمک می‌کند تا درخواست واقع‌بینانه‌تری ارائه دهید. در نهایت یک کپی از ایمیل ارسالی را برای سوابق خود ذخیره کنید تا در صورت نیاز به پیگیری اطلاعات لازم را در دسترس داشته باشید. رعایت این نکات پیش از ارسال به شما اطمینان می‌دهد که درخواست شما به بهترین شکل ممکن ارائه شده است و شانس موفقیت آن را افزایش می‌دهد.

پیگیری درخواست تمدید و پاسخ مجله

پس از ارسال درخواست تمدید زمان معمولاً لازم است که کمی صبر کنید تا مجله درخواست شما را بررسی کرده و پاسخ دهد. زمان پاسخگویی مجلات متفاوت است و می‌تواند از چند ساعت تا چند روز کاری طول بکشد. در این مدت از ارسال ایمیل‌های پیگیری مکرر و زودهنگام خودداری کنید زیرا این کار می‌تواند برای کارکنان مجله آزاردهنده باشد. اگر پس از گذشت یک زمان معقول (مثلاً 3 تا 5 روز کاری) پاسخی دریافت نکردید می‌توانید یک ایمیل پیگیری کوتاه و مؤدبانه ارسال کنید. در این ایمیل پیگیری صرفاً به درخواست قبلی خود اشاره کرده و تاریخ ارسال آن را ذکر کنید و به صورت مؤدبانه جویای وضعیت درخواست شوید. در ایمیل پیگیری نیازی به تکرار تمام جزئیات درخواست اصلی نیست. پس از دریافت پاسخ از مجله آن را به دقت مطالعه کنید. مجله ممکن است با درخواست شما موافقت کرده با بخشی از آن موافقت کرده (مثلاً مدت زمان کمتری تمدید کرده باشد) یا آن را رد کرده باشد. در صورت پذیرش تاریخ مهلت جدید به شما اطلاع داده خواهد شد. در صورت رد درخواست یا نیاز به اطلاعات بیشتر مجله معمولاً دلیل آن را توضیح می‌دهد. در هر صورت به پاسخ مجله احترام بگذارید و بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید. اگر درخواست شما رد شد و همچنان قادر به رعایت مهلت نیستید ممکن است نیاز به مشورت با سردبیر برای یافتن راه‌حل جایگزین داشته باشید اما این کار باید با احتیاط و ارائه دلایل بسیار قوی انجام شود.

آیا درخواست تمدید زمان اصلاح مقاله همیشه پذیرفته می‌شود؟

خیر درخواست تمدید زمان همیشه پذیرفته نمی‌شود. پذیرش درخواست به دلایل ارائه شده سیاست‌های مجله و صلاحدید سردبیر بستگی دارد. دلایل موجه و ارائه به موقع درخواست شانس پذیرش را افزایش می‌دهد.

حداکثر چه مدت تمدید زمان می‌توان درخواست کرد؟

مدت زمان تمدید درخواستی باید واقع‌بینانه و متناسب با پیچیدگی اصلاحات باشد. معمولاً برای اصلاحات عمده چند هفته تا یک یا دو ماه درخواست می‌شود. مجله ممکن است با تمام مدت زمان درخواستی شما موافقت نکند.

اگر بدون اطلاع مهلت اصلاحات را از دست بدهم چه اتفاقی می‌افتد؟

اگر بدون اطلاع‌رسانی قبلی مهلت اصلاحات را از دست بدهید مجله ممکن است مقاله شما را به عنوان انصراف تلقی کرده و پرونده آن را ببندد. این موضوع می‌تواند بر اعتبار شما نزد آن مجله تأثیر منفی بگذارد.

آیا لازم است مدرکی همراه درخواست تمدید ارسال کنم؟

معمولاً نیازی به ارسال مدرک همراه درخواست تمدید نیست مگر اینکه مجله صراحتاً درخواست کند (مثلاً گواهی پزشکی در صورت بیماری جدی). ارائه توضیح واضح و صادقانه معمولاً کافی است.

چه زمانی باید درخواست تمدید را ارسال کرد؟

درخواست تمدید باید هرچه سریع‌تر پس از آگاهی از نیاز به زمان بیشتر و پیش از اتمام مهلت اصلی ارسال شود. ارسال آن حداقل یک تا دو هفته قبل از مهلت توصیه می‌شود.

معمولاً چقدر طول می‌کشد تا مجله به درخواست تمدید پاسخ دهد؟

زمان پاسخگویی مجلات متفاوت است اما معمولاً در طی چند روز کاری (معمولاً 3 تا 5 روز کاری) به درخواست‌های تمدید پاسخ داده می‌شود. در صورت عدم دریافت پاسخ پس از این مدت می‌توانید پیگیری کنید.