دستگاه تایمکس حضور و غیاب چست و انواع آن کدامند؟
دستگاه‌های تایمکس به عنوان یکی از پیشگامان در حوزه سیستم‌های کنترل تردد و ثبت زمان نقش مهمی در بهبود فرآیندهای مدیریت منابع انسانی ایفا می‌کنند. این دستگاه‌ها با دقت بالا و قابلیت‌های متنوع امکان کنترل دقیق ورود و خروج کارکنان محاسبه ساعات کار تولید گزارش‌های دقیق و مدیریت مرخصی‌ها را فراهم می‌آورند. در این مقاله به بررسی جامع دستگاه‌های تایمکس انواع آن ویژگی‌ها و کاربردهای آن‌ها خواهیم پرداخت.
دستگاه تایمکس حضور و غیاب چیست؟
دستگاه تایمکس یک ابزار الکترونیکی است که برای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان یک سازمان طراحی شده است. این دستگاه‌ها با استفاده از فناوری‌های مختلفی مانند اثر انگشت تشخیص چهره کارت RFID و یا ترکیب این روش‌ها هویت کارکنان را شناسایی کرده و زمان دقیق ورود و خروج آن‌ها را ثبت می‌کنند. اطلاعات ثبت شده توسط دستگاه تایمکس به نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب منتقل شده و در آنجا پردازش و تحلیل می‌شود.
از دستگاه تایمکس در اماکن مختلفی استفاده می‌شود. مهمترین کاربردهای این دستگاه عبارتند از :
- مدیریت حضور و غیاب: ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان
- محاسبه ساعات کار: محاسبه ساعات کار اضافه مرخصی‌ها و غیبت‌ها
- کنترل تردد: کنترل دسترسی افراد به مناطق مختلف سازمان
- تولید گزارش‌های متنوع: تولید گزارش‌های مختلف برای تحلیل عملکرد کارکنان
- مدیریت پروژه‌ها: پیگیری پیشرفت پروژه‌ها و تخصیص زمان به کارکنان
چرا از دستگاه تایمکس استفاده کنیم؟
دستگاه‌های تایمکس با ارائه راهکاری دقیق و کارآمد برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل تحولی شگرف در سازمان‌ها ایجاد کرده‌اند. این دستگاه‌ها با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین امکان ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان محاسبه ساعات کار تولید گزارش‌های جامع و مدیریت مرخصی‌ها را فراهم می‌آورند. از جمله مزایای استفاده از دستگاه تایمکس می‌توان به افزایش دقت و سرعت در ثبت اطلاعات کاهش خطاهای انسانی بهبود نظم و انضباط سازمانی افزایش بهره‌وری کاهش هزینه‌های مربوط به محاسبات دستمزد و امکان تولید گزارش‌های دقیق و سفارشی اشاره کرد. علاوه بر این دستگاه‌های تایمکس با ارائه قابلیت‌های امنیتی بالا از دسترسی افراد غیرمجاز به سیستم جلوگیری کرده و به حفظ امنیت اطلاعات سازمان کمک می‌کنند.
- دقت بالا در ثبت ورود و خروج کارکنان و کاهش خطاهای انسانی
- با استفاده از دستگاه تایمکس می‌توان هزینه‌های مربوط به محاسبه دستمزد و پرداخت اضافه کاری را کاهش داد.
- افزایش بهره‌وری: و برنامه ریزی بهتر برای سازمان
- بیشتری مدل‌های دستگاه تایمکس دارای سیستم‌های امنیتی پیشرفته‌ای هستند که از دسترسی افراد غیرمجاز به سیستم جلوگیری می‌کنند.
- این دستگاه‌ها در کنار نرم افزار قابلیت تولید گزارش‌های متنوعی را دارند که به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند.
- استفاده از این دستگاه ها باعث افزایش نظم و انضباط در سازمان می‌شود.
انواع دستگاه ساعت زنی تایمکس
دستگاه‌های تایمکس در انواع مختلفی تولید می‌شوند که هر کدام دارای ویژگی‌ها و کاربردهای خاصی هستند. در ادامه با مهمترین انواع دستگاه ساعت زنی آشنا خواهید شد. به جز این مدلها موارد دیگری هم وجود دارد: از جمله دستگاه های تشخیص عنبیه اسکن کف دست رمز و کیوآرکد که نسبت به دستگاه‌های انگشتی تشخیص چهره و کارتی کمتر استفاده می‌شوند.
1- دستگاه اثر انگشتی
این نوع دستگاه‌ها با استفاده از اثر انگشت کاربر (مشخصات منحصر به فرد انگشتان دست) هویت او را شناسایی می‌کنند. برای نمونه مدل zx52 یک دستگاه تایمکس اثر انگشتی است.
مزیت دستگاه های تایمکس اثر انگشتی این است که شما تا 10 تا انگشت می‌توانید برای هر کاربر تعریف کنید. به این شکل اگر کسی یک انگشتش مشکل داشته باشد دیگر نگران نیست چرا که با دست دیگر می‌تواند ورود یا خروجش را ثبت کند.
2- دستگاه کارتی
این دستگاه‌ها از کارت‌های RFID یا کارت‌های مغناطیسی برای شناسایی کاربر استفاده می‌کنند. مدل کارت زنی f70 از جمله این دستگاه هاست.
3- دستگاه‌های تشخیص چهره
این دستگاه‌ها با استفاده از فناوری تشخیص چهره (اسکن مشخصات صورت) هویت کاربر را شناسایی می‌کنند. دستگاه های تشخیص چهره جدید از هوش مصنوعی برای شناسایی استفاده می‌کنند مانند دستگاه ai18ef.
4- دستگاه‌های ترکیبی
این دستگاه‌ها ترکیبی از روش‌های مختلف شناسایی مانند اثر انگشت و کارت را ارائه می‌دهند. در حال حاضر بیشتر دستگاه‌های حضور غیاب به صورت ترکیبی استفاده می‌شوند مانند دستگاه uface402.
نحوه کار با دستگاه تایمکس
دستگاه‌های تایمکس یکی از پرکاربردترین ابزارها برای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارمندان در سازمان‌ها هستند. نحوه کار با این دستگاه‌ها بسیار ساده است و معمولاً شامل مراحل زیر می‌شود:
1- ثبت کاربر (اثر انگشت یا کارت)
در اولین استفاده از دستگاه کاربر باید اثر انگشت خود را ثبت کند یا از کارت شناسایی مخصوص استفاده کند. این اطلاعات به عنوان هویت کاربر در دستگاه ذخیره می‌شود. برای اینکار به بخش کاربران رفته و کاربر جدید را با یک شماره منحصر به فرد و از طریق کارت اثر انگشت یا چهره تعریف کنید.
2- تنظیمات
یکی از نکات مهم که باید در زمان استفاده از دستگاه حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید درست بودن تنظیمات آن مانند تاریخ و ساعت و تنظیمات ارتباطی است. برای اینکار در فهرست منوها به بخش تنظیمات رفته و تاریخ و ساعت را به صورت دقیق وارد کرده و ذخیره نمائید. اگر تبادل اطلاعات دستگاه ساعت زنی و کامپیوتر از طریق شبکه انجام می‌شود باید تنظیمات مربوط به آن مانند ip address را نیز به دقت وارد نمایید.
2- ثبت زمان ورود و خروج
هنگام ورود یا خروج کاربر کافی است انگشت خود را روی سنسور اثر انگشت قرار دهد یا کارت خود را مقابل دستگاه بگیرد. دستگاه به طور خودکار زمان را ثبت می‌کند. این اطلاعات داخل حافظه دستگاه ثبت و نگهداری می‌شود.
4- انتقال اطلاعات
اطلاعات ثبت شده در دستگاه به صورت دوره‌ای به کامپیوتر مرکزی منتقل می‌شود و در نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب ذخیره می‌شود. این نرم‌افزار امکان تولید گزارش‌های مختلفی مانند گزارش کارکرد گزارش مرخصی و … را فراهم می‌کند.
نکات مهم در استفاده از دستگاه تایمکس
- تمیز بودن سنسور: برای دقت بیشتر در شناسایی اثر انگشت سنسور دستگاه باید همیشه تمیز باشد.
- زاويه قرارگیری انگشت: انگشت باید به طور صحیح و با زاویه مناسب روی سنسور قرار گیرد.
- اطمینان از ثبت صحیح اطلاعات: پس از ثبت زمان کاربر باید اطمینان حاصل کند که اطلاعات به درستی ثبت شده است.
- بروزرسانی نرم‌افزار: نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب باید به طور مرتب بروزرسانی شود تا از عملکرد صحیح دستگاه اطمینان حاصل شود.
قیمت دستگاه تایمکس
دستگاه های تایمکس حضور غیاب مدل‌های متنوعی دارند که بر اساس کیفیت برند و امکانات آن قیمت‌های مختلفی دارند. در حال حاضر قیمت این دستگاه ها از 5 میلیون تومان تا 20 میلیون تومان متغیر است.
هنگام انتخاب دستگاه تایمکس عوامل مختلفی باید در نظر گرفته شوند از جمله:
- تعداد کارکنان: تعداد کارکنان سازمان یکی از مهمترین عوامل در انتخاب مدل دستگاه است.
- بودجه: قیمت دستگاه‌های تایمکس با توجه به مدل و قابلیت‌های آن‌ها متفاوت است.
- فضای نصب: فضای فیزیکی که برای نصب دستگاه در نظر گرفته شده است باید در نظر گرفته شود.
- نیازهای امنیتی: اگر امنیت اطلاعات برای سازمان مهم است باید دستگاهی با سیستم امنیتی قوی انتخاب شود.
- قابلیت‌های نرم‌افزاری: نرم‌افزار همراه دستگاه باید قابلیت‌های مورد نیاز سازمان را داشته باشد.
نتیجه
دستگاه‌های تایمکس به عنوان یکی از بهترین ابزارهای مدیریت حضور و غیاب نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان‌ها ایفا می‌کنند. با انتخاب دستگاه مناسب و استفاده صحیح از آن می‌توان به نتایج بسیار خوبی در زمینه مدیریت منابع انسانی دست یافت.